Rechtliches
Datenschutzhinweise für Auftraggeber
Datenschutzhinweise für Auftraggeber und Interessenten · Fassung 1.05 (Stand 10/2026). Für die Nutzung dieser Website gilt die Datenschutzerklärung.
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die Energiefabrik Dresden GmbH, Wölkau 4, 01809 Heidenau, Telefon +49 (0) 1514 7515040, E-Mail info@energiefabrik-dresden.de, vertreten durch die Geschäftsführer Falco Witschel und Eric Witschel.
2. Zwecke der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlagen
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, soweit dies zur Anbahnung, Durchführung und Abwicklung unserer Verträge sowie zur Bearbeitung Ihrer Anfragen erforderlich ist. Dies umfasst insbesondere:
- die Vorbereitung und Erstellung von Angeboten,
- die Planung und Durchführung von Energieberatungen, Heizungs- und Wärmepumpenberatungen, energetischen Fachplanungen, Bauüberwachungen und ähnlichen Leistungen,
- die Erstellung von Nachweisen, Berechnungen, Berichten, Energieausweisen und förderrelevanten Unterlagen,
- die Kommunikation mit Ihnen (z. B. per E-Mail oder Telefon),
- die Rechnungsstellung und buchhalterische Abwicklung,
- die Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs-, Registrier- und Nachweispflichten,
- die Verwendung von Projektangaben und Fotos für Referenzen, wenn Sie hierin eingewilligt haben.
Rechtsgrundlagen der Verarbeitung sind:
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen),
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, z. B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten, Registrierung von Energieausweisen),
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse; unsere Interessen sind die Dokumentation unserer Leistungen, die Geltendmachung oder Abwehr von Rechtsansprüchen, die Sicherheit unserer IT sowie eine effiziente Bearbeitung mit technischen Hilfsmitteln nach Ziffer 5),
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), insbesondere für Referenzen und Projektbeispiele.
3. Kategorien personenbezogener Daten und Herkunft
Je nach Art des Auftrags und der Kommunikation können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
- Stamm- und Kontaktdaten (z. B. Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer),
- Vertrags- und Auftragsdaten (z. B. Objektadresse, Art und Umfang der beauftragten Leistungen, Protokolle, Termine),
- technische und objektspezifische Daten (z. B. Gebäude- und Anlagendaten, Verbrauchsdaten, energetische Kennwerte, Fotos und thermografische Aufnahmen des Gebäudes),
- Abrechnungs- und Zahlungsdaten (z. B. Bankverbindung, Rechnungsdaten, Zahlungseingänge),
- Kommunikationsinhalte (z. B. E-Mails, Sprachnachrichten, Notizen zu Gesprächen, Schriftverkehr mit Förderstellen oder Fachunternehmen, soweit Sie uns hierfür einbeziehen).
Wir erhalten diese Daten in der Regel von Ihnen selbst. Wird uns ein Auftrag von einer Hausverwaltung, einer Eigentümergemeinschaft, einem Fachunternehmen oder einem anderen Beauftragten erteilt, erhalten wir Kontakt- und Objektdaten von Eigentümern oder Bewohnern auch von diesen Stellen.
4. Empfänger der Daten
Innerhalb der Energiefabrik erhalten nur diejenigen Personen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der genannten Zwecke benötigen. Je nach Auftrag können Daten außerdem an folgende Empfänger übermittelt werden, soweit dies erforderlich ist:
- beteiligte Fachunternehmen, Planer oder Sachverständige,
- Förderstellen und Förderbanken (insbesondere KfW und Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle – BAFA), etwa bei der Erstellung von Bestätigungen zum Antrag oder nach Durchführung, sowie Banken oder Behörden, soweit Unterlagen dort vorzulegen sind und Sie diese Verwendung wünschen,
- das Deutsche Institut für Bautechnik (DIBt) zur Registrierung von Energieausweisen sowie die zuständigen Landesstellen im Rahmen der gesetzlichen Stichprobenkontrolle,
- Prüfinstanzen und Stellen der Qualitätssicherung (insbesondere die Deutsche Energie-Agentur GmbH – dena – im Rahmen der Qualitätssicherung der Energieeffizienz-Expertenliste), soweit wir gesetzlich oder vertraglich zur Mitwirkung an Prüfverfahren verpflichtet sind,
- Steuerberater, Rechtsanwälte oder vergleichbare Berater, soweit dies zur Vertragsabwicklung oder Rechtsverfolgung notwendig ist,
- Dienstleister, die uns als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO unterstützen (z. B. IT-, Hosting-, E-Mail- und Bankdienstleister sowie die in Ziffer 5 genannten KI-Dienste).
5. Einsatz von KI-Diensten
Wir setzen zur Unterstützung unserer Büroarbeit KI-Dienste ein, insbesondere zum Entwerfen und Zusammenfassen von Texten, zur Auswertung von Unterlagen, Fotos und Sprachnotizen sowie zur Vorbereitung von Berichten und Protokollen. Genutzt werden ChatGPT der OpenAI-Gruppe (für den Europäischen Wirtschaftsraum: OpenAI Ireland Ltd., Dublin, Irland) und Claude der Anthropic-Gruppe (für den Europäischen Wirtschaftsraum: Anthropic Ireland, Limited, Dublin, Irland). Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Verträgen zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO; Ihre Daten werden dabei nicht zum Training der KI-Modelle verwendet.
Dabei kann eine Verarbeitung in den USA stattfinden. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework, soweit der jeweilige Anbieter danach zertifiziert ist, und im Übrigen auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).
Wir geben nur die Daten ein, die für die jeweilige Aufgabe erforderlich sind. Alle Ergebnisse werden von uns fachlich geprüft; eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
6. Übermittlung in Drittländer
Außer im Fall der Ziffer 5 übermitteln wir Ihre Daten nicht gezielt in Staaten außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums. Sollte ein Dienstleister im Einzelfall Daten außerhalb dieses Raums verarbeiten, geschieht dies nur, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses oder der EU-Standardvertragsklauseln.
7. Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten, solange dies für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. In der Regel gelten folgende Fristen:
- Rechnungen, Buchungsbelege und sonstige steuerlich relevante Unterlagen: acht Jahre nach Schluss des Kalenderjahres, in dem der Vorgang abgeschlossen wurde,
- Handels- und Geschäftsbriefe: sechs Jahre nach Schluss des Kalenderjahres,
- sonstige Unterlagen aus der Projektbearbeitung: für die Dauer der Verjährungsfristen für mögliche Haftungsansprüche sowie förderrechtlicher Aufbewahrungspflichten,
- Kommunikationsdaten (E-Mails, Notizen etc.): nach der jeweiligen Angelegenheit und den oben genannten Fristen,
- Referenzangaben auf Grundlage Ihrer Einwilligung: bis zu Ihrem Widerruf.
Danach werden die Daten gelöscht oder in ihrer Verarbeitung eingeschränkt, sofern keine weitergehenden gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
8. Ihre Rechte als betroffene Person
Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben das Recht,
- Auskunft darüber zu verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten wir über Sie verarbeiten (Art. 15 DSGVO),
- unrichtige oder unvollständige Daten berichtigen zu lassen (Art. 16 DSGVO),
- die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern die Voraussetzungen des Art. 17 DSGVO vorliegen,
- die Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO zu verlangen,
- Daten, die Sie uns bereitgestellt haben und die wir automatisiert verarbeiten, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder an einen anderen Verantwortlichen übertragen zu lassen (Art. 20 DSGVO).
Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird. Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an die oben genannten Kontaktdaten.
Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO
Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Ihren Widerspruch können Sie formlos an info@energiefabrik-dresden.de richten.
9. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen Datenschutzrecht verstößt. Zuständig für uns ist die Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte, Devrientstraße 5, 01067 Dresden. Sie können sich auch an die Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts oder Arbeitsplatzes wenden.
10. Pflicht zur Bereitstellung von Daten
Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung des Vertragsverhältnisses sowie für die Erfüllung der damit verbundenen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten können wir in der Regel keinen Vertrag mit Ihnen schließen oder Leistungen nicht vollständig erbringen. Eine Einwilligung in Referenzen ist freiwillig.
11. Datensicherheit
Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten vor Verlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff oder unbefugter Offenlegung zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend überprüft und angepasst.